Présentation de Clôture Provinciale
Clôture Provinciale est une entreprise de clôtures sur mesure créée à Québec en 1988.Les fondateurs, Serge et Yves Bérubé, avaient alors judicieusement remarqué la réalité d’un important marché au Québec et dans l’Est du Canada pour les clôtures ornementales et utilitaires. Au fil du temps, ils ont développé leur ligne de produits et ont su faire évoluer leur entreprise en une plus grosse entité qui gère désormais intégralement tous leurs projets, du début jusqu’à la fin, à savoir de la conception à la réalisation, incluant chaque étape intermédiaire pour la fabrication, l’installation et la réparation des produits qu’ils vendent. En 2004, ils ont emménagé dans une nouvelle structure plus adaptée afin de poursuivre leur expansion et d’être en mesure d’entreprendre des projets à plus grande échelle.
La situation
Clôture Provinciale a été approchée par un employé de FMX Solutions, qui, après avoir eu recours à leurs services pour faire installer de façon privée une clôture pour son jardin, a rapidement réalisé que l’entreprise pourrait assurément tirer parti des offres de Jira Service Management et de Jira Work Management pour améliorer et rationaliser son organisation afin de faire face à la croissance exponentielle qu’ils connaissaient. Clôture Provinciale ne gérait auparavant ses projets qu’en version papier(s) et avait conscience de la nécessité de moderniser ses processus devenus fastidieux et un peu obsolètes. Intéressée par la façon dont JWM et JSM pourraient aider et améliorer leurs échanges à la fois internes et externes et ajouter de la visibilité à leurs projets, l’équipe de Clôture Provinciale a très rapidement exprimé le désir d’avoir des communications plus proactives concernant leurs commandes, incluant des mises à jour sur les progrès, les dates d’installation et d’achèvement prévues et proposant aussi ensuite à leurs clients plus de facilité à gérer toute demande de réparations inclues dans leur offre de service après-vente.
À propos de JSM et JWM
Jira Service Management est une solution de gestion des services d’entreprise qui permet aux entreprises d’efficacement régir le support client, la gestion des incidents et la prestation de services informatiques.
Jira Work Management se concentre sur la gestion de projets et de tâches, offrant aux équipes la possibilité de planifier, de suivre et de collaborer sur ces projets et les tâches qui y sont spécifiquement liées. Il offre des tableaux personnalisables, des calendriers de projet et des rapports avancés qui permettent aux équipes de rester organisées entre elles, de hiérarchiser le travail et de livrer les projets à temps.
Lorsqu’ils sont utilisés ensemble, JSM et JWM offrent à toutes sortes d’organisations professionnelles une solution solide et intégrale pour la gestion de tous projets, quels que soient les défis qu’ils peuvent générer. JSM peut s’intégrer de manière transparente à JWM pour créer des tâches ou des projets correspondants. Cette intégration garantit la conversion de chacun des services requis en éléments de travail exploitables, ce qui permet aux équipes de les suivre et de les gérer avec une efficacité garantie.
La solution
Clôture Provinciale a choisi Jira Service Management (JSM) et Jira Work Management (JWM) pour leurs capacités d’outils de gestion des services d’entreprise, sur recommandation de FMX Solutions.
Jira Service Management a été utilisé pour ses facultés à faciliter et à faire prévaloir l’orientation « client » de cette entreprise sur leur site Web. Grâce à un widget JSM, le client peut facilement demander un devis pour son projet de clôture personnalisée ou faire une demande de réparation. Cette demande de devis génère automatiquement une tâche dans JSM qui crée ensuite une carte correspondante dans Jira Work Management.
L’équipe de Clôture Provinciale travaille entièrement dans Jira Work Management en utilisant des tableaux de projet distincts pour chaque secteur de l’entreprise. Jira Work Management a été choisi en raison de ses fonctionnalités de gestion des tâches de la solution.
À la réception d’un devis ou d’une demande de réparation, une carte initiale est placée dans le tableau de vente aux particuliers, de vente aux entreprises ou de réparation en fonction de la sélection initiale du client. Ces tableaux de Vente au sein de JWM représentent le pipeline des ventes. Une fois la vente conclue, la carte rejoint ensuite le tableau de Production, qui décrit en détail l’ensemble du processus de fabrication des clôtures, y compris les visites et les mesures sur site, le forage des poteaux de clôture, la peinture et la fabrication. Lorsque le processus de fabrication est terminé, l’installation de la clôture est planifiée à l’aide du Calendrier de JWM. Des mises à jour automatisées par courriel sont envoyées au client à chaque étape du processus et fournissent des mises à jour en temps réel sur les progrès du projet, incluant aussi une potentielle date de fin prévue pour l’installation de la clôture.
Lorsque l’installation de la clôture est terminée, la carte rejoint le tableau de Facturation, qui est géré parles comptables de l’entreprise. Ces derniers ont également accès à un tableau de bord au sein de JWM qui répertorie chaque projet, du plus long au plus récent, afin qu’ils sachent quels clients ils doivent contacter si nécessaire.
Les résultats
- Rapidité des réponses aux demandes de devis considérablement accrue
- Amélioration de l’organisation et de la visibilité au sein de toute l’entreprise
- Identification précise des secteurs à risque lors de chacune opération d’un projet pour éviter tout goulot d’étranglement potentiel des activités requises avant même qu’ils ne se développent
- Visibilité accrue des différents secteurs d’activité de l’entreprise les uns avec les autres
- Efficacité reconnue des tableaux de bord offrant des données facilement accessibles pour chaque département de l’entreprise
- Satisfaction de la clientèle grâce aux facilitées et à la fréquence des échanges générées par la mise en place d’une communication automatisée efficace
- Dates d’achèvement et de livraison fournies à la clientèle beaucoup plus précises et fiables, ce que tout client apprécie particulièrement